Om ervoor te zorgen dat je bedrijf of instelling goed draait, is het belangrijk dat je beschikt over een goede personeelsplanning software. Je moet immers op ieder moment over voldoende personeel beschikken, terwijl je er tegelijkertijd voor zorgt dat er nooit sprake is van overbezetting. Dat laatste is niet alleen vervelend voor de medewerkers, zij hebben dan immers te weinig te doen en zullen zich vervelen, het zorgt er ook voor dat je hogere personeelskosten hebt dan noodzakelijk is en dat is natuurlijk ook zonde. Een personeelsplanning moet dus zo zijn dat er precies voldoende personen aanwezig zijn om het werk dat er is uit te kunnen voeren. Zo zorg je dat ieder in een prettig tempo kan werken en dat je een goede kostenbalans houdt. Het inplannen van personeel kan echter best wel lastig zijn en bij grotere organisaties is er daarom altijd een speciale afdeling die zich daar mee bezighoudt. Zo wordt ervoor gezorgd dat de planning altijd in orde is. In kleinere organisaties zal de manager of de eigenaar dit zelf moeten regelen, maar met minder mensen is het ook overzichtelijker wie wanneer aanwezig dient te zijn. Vooral in het geval van een grote organisatie kan hulp bij personeelsplanning dus goed van pas komen.

Waar moet je op letten bij personeelsplanning?

Bij het maken van een nieuw werkrooster, moet je als planner altijd rekening houden met verschillende zaken. Deze kunnen het maken van een goede personeelsplanning af en toe best in de weg zitten. Waar moet je allemaal aan denken? Je moet rekening houden met:

aantal dagen dat iemand achter elkaar werkt
vakantiedagen
vrije dagen of verlofdagen
momenten waarop mensen wel beschikbaar zijn

Er komen dus best wel wat zaken bij kijken en het kan daardoor ook erg lastig zijn om gewoon op papier een goede planning in elkaar te zetten. Soms wordt er in een organisatie gebruik gemaakt van een programma als Excel om een personeelsplanning klaar te maken. Hoewel dit soms best wel werkt, kan het ook wat lastig zijn om daar alle nodige gegevens in te zetten. Uiteraard kun je hiermee prima aangeven wie wanneer moet werken, om er zo voor te zorgen dat er op ieder moment genoeg mensen aanwezig zijn, maar het is minder eenvoudig om aan te geven wie op welk moment niet kan en waarom niet. Hiervoor moet je dan aparte lijstjes bijhouden en dat maakt het geheel toch minder overzichtelijk. Het maken van een goede personeelsplanning vraagt daarom om een speciaal programma.

Eenvoudig plannen met software van ShiftBase

Een computerprogramma waarmee je heel eenvoudig en overzichtelijk aan de slag kunt gaan met het maken van een personeelsplanning, is de software van ShiftBase. Een groot voordeel hiervan is dat er gewerkt wordt met verschillende kleuren. Zo kun je per personeelslid aangeven of deze beschikbaar is of niet. En zo niet, om welke reden, bijvoorbeeld vakantie of verlof. Dit geeft een duidelijk beeld. Een ander groot voordeel is dat je met deze manier van personeelsplanning ook meteen inzicht kunt geven aan het personeel zelf. Zij kunnen ook zelf hun beschikbaarheid in het programma invoeren, waarna jij er een rooster van kunt maken wat iedereen in kan zien. Is de planning klaar en zou iemand toch graag op een ander moment willen werken? Dan kunnen medewerkers zelf ruilverzoeken versturen. Als planner kun je per moment aangeven in het systeem met welke personen een bepaalde medewerker zou kunnen ruilen. Zij kunnen dit zelf zien door het dagdeel aan te klikken dat zij willen ruilen. Zo wordt het maken en bijwerken van een personeelsplanning voor jou als planner een stuk eenvoudiger en ook voor medewerkers is dit een helder en bruikbaar systeem!

Lees hier meer informatie over de software van ShiftBase

Source: PSD